Darbų ir laiko planavimas glaustai

Kelios mintys apie laiko ir darbų planavimą. Pradėti galima nuo to, kad daugelio sąmoningai ar nesąmoningai praktikuojamas multi tasking nėra efektyvus. Iš tikrųjų multi tasking = switch tasking.
Tai labai gerai iliustruoja paprastas pavyzdys.
Reikės chronometro ir gerai būtų kolega, kuris padėtų fiksuoti laiką. Pamatuokite kiek laiko užtruksite užrašyti dvi eilutes, taip kaip parodyta žemiau.

Pirmas etapas.
Vienoje eilutėje parašykite tekstą:

Multitasking is worse than a lie

Kitoje eilutėje parašykite skaičius nuo 1 iki 27:

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27

Patikrinkite kiek laiko sugaišote kol parašėte šias dvi eilutes.


Antras etapas.
Vienoje eilutėje rašykite tekstą po raidę: Multitasking is worse than a lie. Parašę vieną raidę po ja rašykite skaičių iš eilės, pvz.
Mul
1 2 3 
Ir taip kol parašysite visą pirmą ir antrą eilutę. Abi eilutes rašykite kartu.
Palyginkite kuriuo atveju užduotis buvo atlikta greičiau.

Dažniausiai antru atveju reikia praktiškai dvigubai daugiau laiko.

Planuojant darbus ir laiką efektyviau padeda paprasta sistemėlė, kai galim tiksliai atsakyti į tris paprastus klausimus:

• Ką reikia padaryti;
• Kada tai reikia padaryti (pvz. galiu padaryti dabar greičiau nei per 5 minutes, užtruksiu ilgiau nei 5 minutes - reikia paskirti vietą task liste, užtruksiu ilgiau nei 15 minučių - reikia paskirti vietą kalendoriuje);
• Kur šios užduoties/darbo vieta. Priskirti prie atitinkamų darbų kategorijos.

Rekomenduojama visas užduotis/darbus ilgesnius nei 15 minučių pasižymėti kalendoriuje. Darbus kuriems reikia daugiau nei 5 minučių, bet mažiau nei 15 patartina įtraukti į task listą. Darbus kuriuos galime atlikti greičiau nei per 5 minutes neverta įtraukti nei į kalendorių, nei į task listą.
Dėliojant darbus kalendoriuje, svarbu palikti bent 10 minučių buferį tarp skirtingų darbų.

Efektyviausiai darbai organizuojami, kai turim ne daugiau kaip 6 informacijos kaupimo vietas, pavyzdžiui, Email, telefonas, lipnūs rašteliai, kalendorius, visokie kitokie lapai/užrašai, ir kt. Turint daugiau darosi sunku surinkti ir tinkamai apdoroti informaciją. Pasiskirstyti kada ir ką reikia atlikti.

*Reminatis Lynda.com medžiaga.